Elektraweb Kalite ve Denetim Yönetim Sistemi, işletmenizdeki kalite süreçlerini yönetebileceğiniz, dokümanlarınızı hazırlayıp yayınlayacağınız, yöneticilerinizi ve çalışanlarınızı bu süreçlerle etkileşimini sağlayacağınız web ve bulut tabanlı kendini sürekli iyileştiren akıllı bir kalite, denetim ve doküman yönetim sistemidir.
İşletmenizdeki departmanların kalite yönetimi için takip etmesi/doldurması gereken formları ve çizelgeleri, departmanlardan ayrı ayrı talep edip, kalite sistemine manuel olarak mı giriyorsunuz?
Elektraweb Kalite ve Denetim Yönetim Sistemi, diğer yönetim modülleri (IK, Şirketim, CRM, ERP vb.) ile veri alışverişi yapar, formlarda tanımlanan alanları otomatik olarak doldurur. Böylece çok daha hızlı, doğru ve pratik bir şekilde dokümanlarınız oluşur.
Android İçin QR Taratın
iOS İçin QR Taratın
1. Denetim Form Tanımı: Bu ekran ile denetim türü (Enerji, Finans, Gıda Hijyeni, Güvenlik, İnsan Kaynakları, Sürdürülebilirlik vb.) seçilerek soru setleri oluşturulur. Her soru için departman, lokasyon, ağırlık puanı, uygulanmama durumu gibi parametreler tanımlanır. Bu yapı sayesinde farklı denetim standartları kurumun kendi ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir.
2. Denetimler: Tanımlanan denetimler, DenetimApp sayesinde seçilen form üzerinden madde madde denetim gerçekleştirilir ve sonuçları işaretlenir. (Uygulanıyor, Uygulanmıyor, Kapsam dışı uygulanıyor yerleşik). Her yanıt sistem tarafından puan, risk etkiçi ve risk ihtimali ile birlikte hesaplanır. Bulgu oluşursa tıkla DOİF kaydı açılır aksiyon ilgili birime gider, aksiyon alınması için iş sürecine dönüşür.
3. Denetim Analizi: Bu ekran denetimlerin performans analizinin yapıldığı raporlama alanıdır. Bu ekranda; Departman puan analizi, Risk etki-ihtimal dağılımı, Maksimum puanı gerçekleştiren puan karşılaştırması, Filtreye göre grafiksel analiz (Departman, tarih aralığı, Denetim türü vb.) yer alır. Yönetim, grafik raporlarla hangi departmanın hangi alanda gelişime ihtiyaç duyduğunu anında görür.
Denetim raporları artık tek bir tuşla hazırlanabilir. Manuel olarak saatler süren raporlama süreçleri saniyeler içinde tamamlanır; tüm bulgular, öneriler ve aksiyonlar eksiksiz şekilde sistemden otomatik olarak rapora yansır. Şirketin logo ve kurumsal bilgileriyle profesyonel bir formatta sunulan bu raporlar, hem üst yönetime hem de ilgili birimlere kolayca iletilebilir. Böylece ISO, TURQUALITY ve diğer tüm denetim süreci hızlanırken, raporların doğruluğu ve kurumsal standartlara uygunluğu garanti altına alınır.
Eğitim Tanımları: Kurumda verilen tüm eğitimlerin türünü, süresini ve geçerlilik süresini belirler. Zorunlu, oryantasyon, dil veya kişisel gelişim eğitimleri bu ekrandan tanımlanır. Eğitim süreleri, kategori bazında yönetilir; sistem yasal zorunluluk uyarıları verir.
Eğitmen Kişiler: Eğitim veren kişilerin ad, soyad, uzmanlık ve firma bilgilerini içerir. Hangi eğitmen hangi firma adına eğitim verdiği kolayca takip edilir.
Alınması Gereken Eğitimler: Her çalışanın görev tanımına göre alması gereken eğitimleri gösterir. Hangi pozisyonun hangi eğitimleri tamamlaması gerektiği net biçimde görünür.
Personel Eğitim Programı: Planlanan eğitimlerin tarihi, yer, eğitmen ve sorumlu departman detaylarını içerir. Eğitim planı yıllık olarak oluşturulur ve yasal zorunlu eğitimler vurgulanır.
Personel Eğitim Kartları: Her personelin aldığı eğitim geçmişini, eğitim sayısını ve geçerlilik tarihlerini listeler. Eğitim geçmişi özlük dosyasıyla entegredir.
Eğitim Raporu: Gerçekleşen tüm eğitimlerin genel analizini verir. Katılım oranları, eğitim sayısı ve sonuçları tek raporda görüntülenir.
Eğitim Analizleri: Eğitim sayıları, katılım oranları, sertifika durumları gibi KPI verilerini analiz eder. Grafik veya pivot rapor olarak alınabilir.
Personel Eğitim Katılım Raporu: Eğitimlere katılan tüm personelin detaylı listesini ve son eğitim tarihlerini gösterir. Geçerliliği dolmak üzere olan eğitimleri tespit etmeye yardımcı olur.
Eğitim Yönetimi modülü Elektraweb Kalite sisteminde şu işlevleri bütünleştiriyor:
Ölçme ve Değerlendirme Yönetimi, kurumların ihtiyaç duyduğu sınav, form ve anket süreçlerini tek bir yapı altında toplayan kapsamlı bir yönetim modülüdür. Çalışan memnuniyetinden eğitim değerlendirmelerine, bilgi testlerinden operasyon formlarına kadar tüm ölçüm süreçleri dijital ortamda oluşturulur, uygulanır ve analiz edilir. Kullanıcılar, soru setlerini kolayca tasarlayabilir; sonuçlar ise gelişmiş filtreler, detaylı analiz ekranları ve rapor seçenekleriyle değerlendirilebilir. Bu yapı, kurumların veriye dayalı karar alma süreçlerini güçlendirir ve ölçümlerin düzenli, şeffaf ve yönetilebilir olmasını sağlar.
İşletme içindeki tüm pozisyonların sorumluluklarını, görev alanlarını ve önem derecelerini kurumsal bir çerçevede tanımlamak amacıyla geliştirilmiştir. Bu yapı sayesinde, her pozisyonun operasyonel sınırları netleştirilir, karar alma süreçleri güçlendirilir ve çalışanların rol farkındalığı artırılır.
Kurum içinde yürütülen tüm süreçleri, görevleri ve operasyonel işleri net ve ölçülebilir standartlarla tanımlamak için kullanılır. Departmanlar, iş grupları ve görev süreçleri tek panelden yönetilir; çalışanların sorumluluk alanları, yapılacak işler ve süreç beklentileri dijital olarak kayıt altına alınır. Bu sayede iş akışları şeffaflaşır, performans ölçümü kolaylaşır ve operasyonel verimlilik artırılır.
Öne çıkan özellikler:
Kurumsal otel yönetiminde stratejik kararlar çoğu zaman komiteler aracılığıyla alınır. Kalite, misafir deneyimi, sürdürülebilirlik ve risk yönetimi gibi kritik konular farklı departmanların katılımıyla düzenli olarak değerlendirilir.
Elektraweb Komite Yönetimi ekranı sayesinde oteller, tüm komitelerini tek bir platform üzerinden tanımlayabilir, üyelerini belirleyebilir ve komite hedeflerini kurumsal stratejilerle ilişkilendirebilir.
Bu ekran ile:
Bu yapı otellerin yönetim süreçlerini daha şeffaf ve sürdürülebilir hale getirir.
Elektraweb Komite Yönetimi altyapısı, Turquality ve kurumsal yönetişim süreçlerinde beklenen yönetim mekanizmalarıyla uyumludur.
Komite toplantıları kurumun gelişimini belirleyen en önemli organizasyonlardır.
Elektraweb Toplantı Yönetimi ekranı sayesinde tüm toplantılar planlanabilir, katılımcılar belirlenebilir ve toplantı sonuçları kurumsal hafızaya dönüştürülebilir.
Bu ekran ile:
Bu sayede kurum içinde alınan kararlar kaybolmaz ve organizasyonel bilgi sürekliliği sağlanır.
Toplantı Karar ekranı, toplantılarda alınan kararların uygulanmasını ve sorumluların belirlenmesini sağlar.
Bu sayede yönetim sadece karar almakla kalmaz, kararların uygulanmasını da sistematik olarak izleyebilir.
Elektraweb Fikir Havuzu, çalışanların geliştirme önerilerini merkezi bir sistemde toplayarak kurum içinde sürekli gelişim kültürünü destekler. Sisteme girilen fikirler yalnızca kayıt altına alınmakla kalmaz; ilgili komitelere yönlendirilir ve komite toplantılarında değerlendirilerek proje haline getirilip getirilemeyeceğine karar verilir.
Komiteler tarafından uygun bulunan fikirler toplantı kararları ile aksiyon planlarına dönüştürülür, sorumlular atanır ve termin tarihleri belirlenir. Bu süreçte ortaya çıkan aksiyonlar ve performans göstergeleri (KPI) sistem üzerinden takip edilerek fikirlerin kurumsal gelişime katkısı ölçülebilir hale gelir.
Bu ekran ile:
Bu yapı kurum içinde inovasyon kültürünü güçlendirir ve sürekli gelişimi destekler.
Turquality süreçlerinde önemli bir kriter olan kurumsal gelişim ve inovasyon kültürü bu sistem sayesinde dijital olarak yönetilebilir.
Kurumların sürdürülebilir büyümesi, yalnızca hedef belirlemekle değil; bu hedefleri doğru dönemlere yaymak, performans göstergeleriyle izlemek, çevresel analizlerle desteklemek ve aksiyon planlarıyla hayata geçirmekle mümkündür. Elektraweb Strateji Yönetimi modülü, otellerin ve kurumsal yapıların stratejik planlama süreçlerini tek bir sistem üzerinden yönetebilmesini sağlar.
Strateji Yönetimi modülü yalnızca hedef takibi için değil; kurumsal gelişim, kalite yönetimi, yönetişim ve sürdürülebilir büyüme için de güçlü bir altyapı sunar. Özellikle çok departmanlı yapılarda, otellerde ve grup işletmelerinde stratejik planların merkezi bir sistem üzerinden yönetilmesi; karar alma süreçlerini hızlandırır, kurum içi uyumu artırır ve ölçülebilir sonuçlar üretir.
Aynı zamanda bu yapı; kurumsal planlama, performans takibi, sürekli gelişim ve yönetim mekanizmalarının dijitalleştirilmesi açısından güçlü bir avantaj sağlar. Stratejik hedeflerin analiz, aksiyon ve KPI katmanlarıyla birlikte yönetilmesi; daha disiplinli, şeffaf ve sürdürülebilir bir kurumsal yapı oluşturur.
Bu modül ile neler yapılabilir?
Vizyon / Misyon
Kuruluşun temel amacı, yönü ve kurumsal duruşu sistem üzerinde tanımlanabilir. Böylece tüm stratejik yapı ortak bir yönetim anlayışı etrafında şekillenir.
Stratejik Dönemler
Stratejik planların hangi yılları, çeyrekleri veya dönemleri kapsayacağı sistem üzerinden kurgulanır. Kurum, kısa, orta ve uzun vadeli planlarını belirli dönem mantığı ile yönetebilir.
Stratejik Perspektifler
Kurumun hedeflerini hangi bakış açılarıyla yöneteceği tanımlanabilir. Finansal perspektif, misafir memnuniyeti, iç süreçler, çalışan gelişimi, kalite, sürdürülebilirlik veya kurumsal gelişim gibi başlıklar altında stratejik yapı daha sistematik hale getirilir.
KPI Tanımları
Stratejilerin ölçülebilir olması için performans göstergeleri tanımlanır. Her hedef için ilgili KPI’lar belirlenerek kurumun başarı seviyesi somut verilerle izlenebilir.
KPI Gerçekleşme
Tanımlanan performans göstergelerinin dönemsel gerçekleşmeleri sisteme girilir ve takip edilir. Bu sayede hedefler ile gerçekleşen sonuçlar karşılaştırılarak performans değerlendirmesi yapılabilir.
Hedefler
Kurumsal, departmansal veya konu bazlı hedefler tanımlanabilir. Hedefler stratejik dönemler, perspektifler ve KPI’larla ilişkilendirilerek ölçülebilir ve gözlenebilir hale gelir.
SWOT Analiz
Kurumun güçlü yönleri, gelişime açık alanları, fırsatları ve tehditleri sistematik biçimde analiz edilir. Böylece stratejik kararlar yalnızca öngörüye değil, kurumsal iç ve dış değerlendirmelere dayanır.
PESTEL Analiz
Politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, çevresel ve yasal faktörler değerlendirilerek kurumun dış çevresi analiz edilir. Bu yapı, özellikle değişken piyasa koşullarında daha gerçekçi ve sürdürülebilir stratejiler oluşturulmasına katkı sağlar.
Aksiyon Planı
Belirlenen stratejik hedefler ve analiz çıktıları, somut aksiyonlara dönüştürülür. Yapılacak işler, sorumlular, termin tarihleri ve uygulama adımları planlanarak strateji sahaya indirilir.
Riskler / Fırsatlar
Stratejik planı etkileyebilecek riskler ve fırsatlar sistem üzerinde kayıt altına alınabilir. Böylece kurum yalnızca mevcut durumu değil, gelecekte karşılaşabileceği senaryoları da yönetebilir.
Stratejiyi Belgeden Çıkarıp Yönetim Aracına Dönüştürür
Elektraweb Strateji Yönetimi modülü, stratejik planlamayı statik bir doküman olmaktan çıkarır ve yaşayan bir yönetim sistemine dönüştürür.
Bu yapı sayesinde kurumlar:
Otel işletmelerinde hizmet kalitesi yalnızca iç operasyonlarla değil, aynı zamanda çalışılan tedarikçilerin performansıyla da doğrudan ilişkilidir. Gıda, teknik ekipman, temizlik malzemeleri, hizmet sağlayıcılar ve birçok farklı tedarikçi işletmenin operasyonel sürekliliğini etkiler.
Elektraweb Tedarikçi Yönetimi modülü; tedarikçilerin kayıt altına alınmasından performans değerlendirmesine, hizmet ve ürün kalitesinin izlenmesinden uygunsuzluk yönetimine kadar tüm süreci dijital olarak yönetmenizi sağlar.
Bu yapı sayesinde işletmeler tedarikçilerini yalnızca listelemekle kalmaz; performanslarını ölçebilir, değerlendirebilir ve sürekli iyileştirme süreçlerini sistematik şekilde yönetebilir.
Tedarikçi Listesi
Tüm Tedarikçileri Tek Platformda Yönetin
İşletmenin çalıştığı tüm tedarikçiler sistem üzerinde kayıt altına alınabilir. Tedarikçilerin iletişim bilgileri, hizmet veya ürün kategorileri ve ilgili departman bağlantıları merkezi bir veri tabanında tutulur.
Bu yapı sayesinde işletmeler:
Tedarikçi Değerlendirme
Tedarikçiler belirli kriterlere göre düzenli olarak değerlendirilebilir. Teslimat süreleri, kalite seviyesi, fiyat performansı ve hizmet kalitesi gibi kriterler üzerinden yapılan değerlendirmeler tedarikçi performansının objektif biçimde analiz edilmesini sağlar.
Bu sayede işletmeler:
Ürün Değerlendirme:
Satın alınan ürünlerin kalite kontrolleri sistem üzerinden kayıt altına alınabilir. Ürünlerin standartlara uygunluğu değerlendirilerek tedarikçi performansına doğrudan veri sağlar.
Bu yapı özellikle gıda, temizlik ve teknik ürünlerin kalite kontrol süreçlerinde önemli bir avantaj sunar.
Ürün Red Tutanakları:
Standartlara uygun olmayan ürünler için red tutanakları oluşturulabilir. Bu tutanaklar sayesinde tedarikçi kaynaklı kalite problemleri kayıt altına alınır, hatalar analiz edilir ve tekrar eden sorunların önüne geçilir.
Bu sayede işletmeler:
Hizmet Değerlendirme:
Tedarikçiler yalnızca ürün sağlayıcılar değildir; teknik servis, temizlik, güvenlik, danışmanlık gibi birçok hizmet sağlayıcı da işletme için kritik rol oynar. Hizmet değerlendirme ekranı sayesinde bu firmaların sunduğu hizmetler kalite, zamanlama ve memnuniyet kriterleri üzerinden değerlendirilebilir.
Tedarikçi Performans Skorlama:
Tedarikçi değerlendirmeleri sonucunda oluşan veriler performans skorlarına dönüştürülür. Böylece işletmeler tedarikçi ilişkilerini veriye dayalı şekilde yönetebilir.
Performans skorlama sayesinde:
Açılan DOIF formları anında ilgili birime/kişiye yönlendirilir, böylece hız, şeffaflık ve sorumluluk takibi sağlanır. Denetimlerden çıkan aksiyonlar mobil ortamda izlenebilir hale gelir ve hiçbir görev gözden kaçmaz. Çalışan taleplerinden kalite belgelerine kadar tüm süreçlerin aynı platformda yönetilmesi, zaman ve iş gücü tasarrufu sağlarken şirketi ölçülebilir, raporlanabilir ve sürdürülebilir bir yapıya taşır.
Turquality programı kapsamında yürütülen kampanya yönetimi sürecinde; satış, imaj, itibar ve marka bilinirliğine yönelik gerçekleştirilen tüm kampanyalar sistemsel olarak tanımlanmakta; bu kampanyalara ait bütçeler, hedefler, gerçekleşme oranları ve elde edilen kazanımlar kayıt altına alınarak düzenli olarak raporlanmaktadır.
Kampanya yönetim sistemi, yalnızca manuel kayıtlarla sınırlı kalmayıp; Facebook, Instagram ve diğer dijital reklam platformları ile entegre şekilde çalışmakta, bu kanallar üzerinden elde edilen lead (potansiyel müşteri) verilerini de toplayarak sürecin uçtan uca izlenebilirliğini ve performans takibini sağlamaktadır.
Bu yapı sayesinde, Turquality programının gerektirdiği ölçülebilirlik, şeffaflık ve sürdürülebilir performans yönetimi kriterleri etkin şekilde karşılanmaktadır.
